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由道及术:微信时代的时间管理

2018-01-15 13:36:22 书问  清华管理评论 著

  根据笔者的观察,如果没有重大工作任务或者外力的强制要求,患有微信上瘾的人很少有超过10 分钟不使用手机或者微信的。以每天清醒的时间为16 小时记,假设我们每10 分钟使用一次,每天平均登录微信的次数将近100 次。假设每次平均使用时间3 分钟,那么,平均每天花在微信上的时间就将近300 分钟,也就是5 个小时。当然,这包括阅读文章、发表文章、聊天沟通等。如果我们把每天使用微信超过3 小时的称为轻度患者,超过4 个小时的为中度患者,超过5 小时的为重度患者的话,请反省一下,您属于哪一种?只有清楚地诊断自己的症状,才能做好时间管理。

  对于管理者来说,时间是最稀缺的战略性资源,要想在竞争中生存下来并且脱颖而出,管理者的高效时间管理是一个关键问题。德鲁克先生在《卓有成效的管理者》一书中首先讨论的自我管理技能就是时间管理,因为“时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求多大,供给绝不可能增加。时间的供需没有价格可资调节,也无法绘制边际效用曲线。而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。昨天的时间过去了,永远不再回来。所以,时间永远是最短缺的。”

  但是,随着移动互联网和智能手机时代的来临,微信、微博等社交网络的泛滥,几乎每个人随时随地都盯着手机屏幕,生怕错过新的信息和社交关系。在这种情况下,时间变得日益碎片化,人们的心态也变得日益焦躁不安。据调查,10% ~ 15% 的中高层管理者属于“微信病人”,对微信“相当上瘾”,甚至“欲罢不能”。此外,他们同时也感觉信息过载,自己跟不上时代的变化。同时,他们对于自己面对微信的时间管理能力评价很低。

  微信的“罪与罚”总体上来说,微信主要用于熟人之间的交流,是属于人际关系网络中的强链接(strong ties),传播的内容大多是正能量,有助于社会风气的好转,是推动社会变革的重要工具;而与之相反,微博更多地被用作自媒体,用于生人之间的交流,属于人际关系网络中的弱链接(weak ties),传播的更多的是批评和异议,让人们感觉现实更加丑陋。

  但是,万事万物,有一利必有一弊。微信作为一种社会工具,如果使用不当,也会造成巨大的社会问题。例如,微信上瘾所引发的时间管理问题、信息焦虑和工作—生活失衡等。

  对于管理者的时间管理而言,微信所带来的挑战集中表现在3 个方面

  挑战一:信息焦虑还是信息过滤在信息爆炸的时代,信息对于每个人来说都是触手可及和廉价的,在这种情况下一般性的信息(如新闻、微信圈里转发的文章等)不再是战略性资源。因为战略性资源必须满足如下条件:“稀缺的、有价值的、难以模仿的、不可替代的。”在这个时代,如果一味追求捕捉更多信息,只会造成信息焦虑。相反,如果淬炼出在面对铺天盖地的信息时有效过滤信息的能力,则能够将这种能力内化成一种战略性资源和核心竞争力。

  这种过滤信息的能力,需要管理者在面对真假难辨的信息时秉持批判性思维,面对信息爆炸时气定神闲的情绪管理能力,从快速生成和破灭的信息泡沫中洞察深层次发展趋势的能力等。批判性思维、智慧、定力和对趋势的把握等要素的结合,才真正是管理者的战略性资源和核心竞争力。达摩祖师云:“高高山顶立,深深海底行。”禅法讲“真谛与俗谛不二”。“高高山顶立”指的是对“真谛”的追求,必须要顿悟,一跃到高山之巅,才能洞彻一切,遍识一切。而俗谛则要渐修,下手处要有次第和严谨,不要轻易为外界的风吹草动和浪花泡沫所干扰,如海底的洋流一样,稳定地前行。

  挑战二:动如狡兔,抑或静若处子科技发展如脱缰的野马,未来的世界会越来越“失控”,而人性的千古不变和科技的日新月异之间的矛盾会越来越尖锐,人类社会就像一辆车一样,一个轮子(科技和商业)疯狂地旋转,而另外一个轮子(人的道德水平和认知能力等)几乎原地不动,整个车子只能原地打转,直到散架。其中信息爆炸所带来的群体性焦虑将如海啸一样席卷全球,很少有人能幸免于难。正如一位企业家在接受我们的调查的时候所说的,“微信中的那个小红点不断地在刺激着神经,令人上瘾,欲罢不能。”

  事实上,当外部世界变得越发动荡时,靠不断获得新的信息来抵抗这种不确定性,只能是饮鸩止渴。只有不断向内,才能获得内心的宁静;只有不断追问自己的“一”是什么(“惟精惟一,允执厥中”《尚书·大禹谟》),才不会迷失自己的方向。管理手机依赖症和微信上瘾,事实上就是管理自己的欲望,让自己能够“知止而后有定,定而后能静,静而后能安,安而后能虑,虑而后能得”。

  在高速发展的互联网行业,许多企业家开始追求从心向内的修炼。例如,马云喜欢太极拳和禅修打坐,讲究以静制动,就是为了在惊涛骇浪之中让自己这个当船长的静下心来,看清和锚定波涛翻涌的互联网大潮中企业的未来航向。

  挑战三:工作随身带,家庭可安好,工作—家庭平衡在微信时代会变得越发失调。网络世界和线下世界之间的界限会越来越模糊,网络世界已经成为每个人生活中不可分割的一部分。佛罗里达大学、密歇根州立大学和华盛顿大学的研究人员发现,在移动互联网时代,大部分脑力劳动者开展工作的方式——下班后很长时间仍在用iPhone、iPad 查看老板发来的电子邮件,并随时回复同事发来的邮件——最终会使他们的工作效率下降。

  这个问题在中国会变得更加严重,因为不同于英美德等国家,中国文化倾向于关系弥散(diffused culture),习惯于将工作和生活搅和在一起。有的公司领导甚至要求下属7/24 随时开机待命,否则就会被解雇,下属完全没有在休闲时间拒绝工作任务的基本权力。

  许多人都在为科技进步欢欣鼓舞,认为“手机是未来一切的中心”(雷军),认为“微信将改变一切”。事实上,科技进步带来的不只有便利,同时也会泯灭人类的许多美好感情,造成很多混乱和冲突。随着移动办公和弹性工作制日益流行,如果工作和生活之间没有一个适度的区隔,两者会变成一锅粥,曾经平静而温馨的家庭生活将成为遥不可及的“桃花源”。想想看,自从20 年前电话普及、10 年前手机普及、一两年前微信开始普及,您是否还曾体验过那种叫思念的感觉?有多少人可以关掉手机,与亲密爱人享用一顿烛光晚餐?

  有多少人大雪封门,可以秉烛夜读一本好书?又有多少人湖边散步,以专注和恬淡的心情迎接旭日初升,而不用操心是否要拍照,是否要分享到微信微博上?

  关于工作—家庭平衡有两种针锋相对的观点,一种观点认为两者需要相对区隔,另外一种观点认为两者可以融合。事实上,整合从来都不是一件容易的事情。恰如著名的小说家菲兹杰拉德所说,“衡量一个人是否具有一流的智慧,就是看他是否能把两种相对立的事情整合在一起,而且运转自如。”

  如果一个人还没有消融工作与家庭之间的二元对立,适度的区隔仍然是较优的选择,那就是:


  努力工作,尽情玩乐(work hard, play hard)。

  具体应对的六策略

  由道及术,容易。只要明白了以上的基本思想,一以贯之即可。时间管理最核心的逻辑是“目标设定—记录测量—执行过程—评估反馈”(见图1)。

由道及术:微信时代的时间管理

  首先要想清楚自己使用微信的主要目的是什么?是主要把微信当作社交工具,还是当作一种内部管理工具、学习工具抑或营销工具?根据目的决定自己使用手机和微信的时间和频率, 以及具体的使用技巧和行为等。最后根据目的评价自己的时间管理能力和效果。而面对多重任务时,核心的决策标准是分清任务的轻重缓急(即西方管理学家所说的“重要性—紧迫性”矩阵)。具体而言,我们在微信时代,可以按照以下六种策略来管理自己的时间,从而提高工作绩效和生活质量。

  策略1:记录花在微信上的时间。进行时间管理的第一步首先是尽可能准确地记录自己时间的分配情况,记录自己的“时间去哪儿了”。因为人类记忆的善变和知觉的非恒常性,很少有人能准确地评估出自己每天花在微信上的时间,以及每天有多少次频繁地登录微信。

  不信的话,您可以自己先估计一下每天花在微信上的时间和频率,然后再找一个关系亲密的人,让他/ 她暗地里进行客观记录,两相比较,相信结果会令许多人大吃一惊。

  根据笔者的观察,如果没有重大工作任务或者外力的强制要求,患有微信上瘾的人很少有超过10 分钟不使用手机或者微信的。以每天清醒的时间为16 小时记,假设我们每10 分钟使用一次,每天平均登录微信的次数将近100 次。假设每次平均使用时间3 分钟,那么,平均每天花在微信上的时间就将近300 分钟,也就是5 个小时。当然,这包括阅读文章、发表文章、聊天沟通等。如果我们把每天使用微信超过3 小时的称为轻度患者,超过4 个小时的为中度患者,超过5 小时的为重度患者的话,请反省一下,您属于哪一种?只有清楚地诊断自己的症状,才能做好时间管理。

  同时,我们的调查也表明,26.7% 的人“比较需要”或者“非常需要”在微信上添加一个时间管理和提醒的功能,可以精确记录自己每天登录微信的次数和时间。如果腾讯公司可以顺应这一呼吁,善莫大(博客,微博)焉!

  策略2:善用特定的时间段,特别是效率比较低、零散的时间段,集中处理与微信有关的沟通。卓有成效的管理者习惯于集中精力处理重大的工作事项。所以,他们会在自己精力最旺盛的时候,处理一些重大的文件起草,接待和拜访重要客户,处理内部管理事宜等工作;而在效率比较低,时间碎片化的时候处理微信上的沟通。例如,每天午饭和晚饭之后及晚上休息之前,抽出一点时间,集中回复别人的问题,阅读一些有价值的文章;也可以在旅行途中,在候机等车的闲暇时间查看微信。总之,如果你不打算把微信当作重要的营销工具卖煎饼(黄太吉煎饼)或者卖牛腩(雕爷牛腩),请慎重分配花在微信上的时间。

  策略3:优化你的人际关系网络。根据牛津大学人类学家罗宾·邓巴(RobinDunbar)对大脑的研究,在任何人生活中的任何一段时间内,能有效率地保持个人人际关系的数量的上限是50 人左右。因此,作为一个管理者,需要有意识有目的地对自己的人际关系网络进行优化管理,将时间用于可以产生高绩效的人际关系网络中。虽然这听起来有点功利,但是,这是一个卓有成效的管理者所必须做的抉择。并非所有的请求都要加入,即使碍于情面,同意让一些人加入你的朋友圈,也可以选择“不查看对方的照片”的功能。对于某些弱链接型的关系一开始就不要有意无意地强化,而是选择有意识地忽视。

  是否要在你的圈子里加入自己的下属和老板,是一个需要慎重考虑的问题。相对同质化的圈子,可以让你畅所欲言;而相对异质化的圈子,则需要谨言慎行,需要进行深思熟虑的自我形象管理。心理学研究表明,那些高自我监控(high self-monitoring) 的人,能成为比较优秀的管理者,创业也相对成功。所谓的高自我监控,指的是可以根据不同的情境和对象,有意识地、动态地调整自己的行为,达到与人沟通并且影响他人行为的一种人格特质。

  策略4:管理好自己在微信朋友圈中的形象。中国文化具有高权力差距、情感中立等特点,流行家长制领导,比较注重威权。例如,不怒自威是大家普遍推崇的一种领导风格。作为一个管理者,您在微信中的一举一动,要考虑到这种文化的特点。例如,选择分享什么样的文章和照片到朋友圈中,要三思而后行。当然,有策略地、选择性地自我暴露,分享自己生活中的一些侧面,有助于强化自己的领导力,尤其是增加对“80 后”、“90 后”年轻人的吸引力。但是,具体分享什么,分享到何种程度,在很大程度上取决于管理者的性格特点和价值观等,同时也依赖于分寸感。

  卓有成效的管理者会适度强势、主动地塑造自己的人际互动模式,让别人来适应自己,而非被别人或者新的信息牵着鼻子走。一旦你主动地构建这种人际关系,久而久之,每个在微信上与你沟通的人就会清晰地感觉到这种行为模式的存在,就会慢慢形成一种明确的预期。例如,国际管理学会(Academy of Management)是一家拥有超过 19000 名会员的国际性学术组织,其前任主席陈明哲教授每天会收到一两百封电子邮件。但是,他只在每天下午四五点钟左右集中性地、选择性地回复部分重要而紧急的电子邮件,久而久之,大家就了解到了他的行为习惯,对此有了明确的预期。而另外一个卓有成效的商学院的院长,也只在每天晚上10 点钟左右,集中性地回复微信,而且用词一定是言简意赅的,很少超过20 个字。如果超过20 个字,则意味着需要当面讨论。

  策略5:想清楚你的时间重点应该花在朋友圈还是聊天工具上?朋友圈更像一个广场或者舞台,犹如一群人开大会,你发言的时候,辐射面广。但是,朋友圈人多嘴杂,责任分散,没有人必须要做出响应。除非你打算通过朋友圈塑造某种个人形象,广泛传播某种价值主张,或者进行内容营销,否则,请适当减少朋友圈的使用。而聊天工具,不管是小窗私聊,还是多人群聊,更像是一对一面谈或者在小会议室开会,每个人都需要全神贯注,必须就某些具体话题做出响应。对于管理者来说,具体的工作任务的沟通和任务分配等,通过小范围的聊天工具进行,沟通效果会更好一些。管理就是权变,针对不同目的选择不同的工具,才能达到沟通的目的。运用得好,微信可以成为强大的管理工具,关键在于管理者如何使用而已(见表1)。

  策略6:精心选择信息来源,管理好你的订阅号和公众号。如果运用得当,微信可以是一个强大的学习工具,适合进行社会化、泛在化、碎片化、快速而肤浅的学习, 特别适合管理者没有整块时间,无法进行深思熟虑的学习的工作特点。为此,管理者需要想清楚自己是否能驾驭那么多的订阅号和公众号?哪些是与自己的工作有关的?哪些需要重点关注?而哪些又可有可无?对于高质量的文章,可以采用“收藏功能”,反复阅读或者有空时仔细阅读。

  另外,许多基于微信的社群(如中欧商学院、创盟成长互助联盟www.cedchina.org 等),广泛地采用“微访谈”的方式进行学习,获得了很大的成功。

  “微访谈”一般邀请某个领域的专家在特定的时间段,就某个特定话题在聊天群里与许多人一起进行交流,嘉宾采用语音聊天,而其他参与者则采用文字的方式进行提问和发表意见等。“微访谈”高效率低成本,省去了舟车劳顿,更加民主自由,而且事后可以反复收听,学习效果良好。

  英国文艺复兴时期的哲学家培根说过,“知识就是力量”。时过境迁,在信息爆炸的时代,信息碎片和具体知识带给人们的不再是力量,而更多的是迷惑。正如老子所言:“五色令人目盲;五音令人耳聋;五味令人口爽;驰骋畋猎令人心发狂;难得之货令人行妨。是以圣人为腹不为目,故去彼取此。” 、“为学日益,为道日损。损之又损,以至于无为,无为而无不为。”(《道德经》)

  作为管理者,如果做不到按照上述这些由道及术的管理原则来管理自己的时间,那么最好的办法是扔掉自己的智能手机,回归到非智能手机时代!

  说到底,时间管理就是人性管理,就是管理自己的欲望,对抗自己懒惰的恶习。"认识你自己’这句充满智慧的哲言,对我们一般人来说,真是太难理解了。可是,‘认识你的时间’却是任何人只要肯做就能做到的,这是通向贡献和有效性之路(《卓有成效的管理》)。”德鲁克在1966 年写下的这段文字,在移动互联网的时代越发显得掷地有声。未来属于那些既能紧跟时代变革的节奏,同时,又能气定神闲、回归事物本质的人。

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  内容来源:书问

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(责任编辑:杜川疆 )
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